La risposta breve: in Italia un centralino cloud costa di solito fra 12 e 35 euro al mese per utente. È la forbice che riportano anche le guide di settore aggiornate a settembre 2026.
La risposta utile è un'altra. Quel numero è il canone, e il canone è solo una parte della fattura. Due offerte con lo stesso prezzo per utente possono costare a fine anno una il doppio dell'altra, per voci che nella pagina prezzi non si vedono. Questa guida serve a fare il conto giusto.
I tre modi in cui si paga un centralino cloud
Prima di confrontare i prezzi conviene capire cosa si sta confrontando, perché i fornitori non contano tutti la stessa cosa.
Canone per utente. Si paga un tanto al mese per ogni interno attivo, cioè per ogni persona che usa il centralino. È il modello più diffuso e il più facile da prevedere: se lo studio passa da 4 a 6 persone, il conto sale di due canoni e basta.
Pacchetto a prezzo fisso. Un prezzo mensile che comprende un certo numero di utenti, di numeri o di minuti. Le offerte di partenza si trovano anche sotto i 25 euro al mese, e per un'attività piccola e stabile possono andare benissimo. Il punto da guardare è cosa succede quando si esce dal pacchetto.
Licenza per chiamate simultanee. Alcuni software si pagano con una licenza annuale per sistema, calcolata sul numero di chiamate che possono essere attive nello stesso momento e non sul numero di utenti. Sulla carta è il modello più economico per i team numerosi. Spesso però la licenza non comprende il server su cui gira, il traffico telefonico e l'assistenza, che si pagano a parte o si cercano da un rivenditore.
Nessuno dei tre è sbagliato. Sbagliato è confrontare il prezzo di uno con il prezzo di un altro come se fossero la stessa cosa.
Cosa deve esserci nel canone
Un canone per utente onesto comprende tutto quello che serve a far funzionare il centralino ogni giorno. Quando valutiamo un'offerta controlliamo che ci siano almeno queste voci:
- chiamate in entrata e in uscita, trasferimenti, attesa e conferenze;
- risponditore con menu (IVR), code di attesa e orari di apertura, festività comprese;
- registro delle chiamate e rubrica condivisa fra i colleghi;
- un'app o una web app per lavorare dal computer e dal telefono, anche fuori ufficio;
- assistenza tecnica e aggiornamenti.
Se una di queste è un "modulo aggiuntivo", il prezzo per utente non dice più niente.
Le voci che non compaiono nel prezzo
Sono quelle che fanno la differenza a fine anno. Le elenchiamo nell'ordine in cui di solito saltano fuori.
Attivazione e configurazione. Qualcuno deve impostare interni, menu, code e orari. Alcuni fornitori lo fanno pagare una tantum, altri lo includono. Va chiesto per iscritto.
Portabilità del numero. Tenere il numero che i clienti conoscono è quasi sempre la prima richiesta. Chiedete se il passaggio è compreso e chi segue la pratica con il vecchio operatore.
Traffico telefonico. Le chiamate verso fissi e cellulari italiani possono essere comprese nel canone oppure fatturate a minuto. Per un ufficio che chiama molto, è la voce che pesa di più.
Numeri in più. Un secondo numero per un'altra sede o per un reparto costa spesso fra 1 e 5 euro al mese per ciascuno.
Telefoni. Con un centralino cloud non sono obbligatori: basta un computer con le cuffie o lo smartphone. Se però il fornitore richiede apparecchi suoi, o se volete i telefoni fisici sulle scrivanie, vanno messi nel conto.
Assistenza. "Assistenza inclusa" può voler dire un tecnico al telefono oppure un modulo da compilare e una risposta in due giorni. Alcuni software fanno pagare ogni richiesta di supporto.
L'assistente AI. Molti oggi lo propongono come modulo. Di solito ha una parte variabile legata al numero di chiamate o ai minuti di conversazione, ed è giusto così, ma bisogna sapere quanto si paga in un mese con il doppio delle telefonate. Ne parliamo anche nella guida su come scegliere un centralino AI.
Vincolo e uscita. Contratto mensile o annuale, quanto costa disdire, e soprattutto cosa succede ai dati (registro chiamate, rubrica, registrazioni) quando si chiude il servizio.
Il conto da fare prima di firmare
Per confrontare due offerte, noi facciamo sempre lo stesso calcolo su dodici mesi:
- canone per utente moltiplicato per il numero di persone, per dodici;
- più i moduli che userete davvero, non quelli della demo;
- più il traffico stimato, se non è compreso;
- più le spese una tantum: attivazione, telefoni, portabilità.
Il totale diviso per dodici è il costo mensile vero, ed è il solo numero che ha senso mettere a confronto. Può capitare che l'offerta con il canone più alto, una volta fatto questo conto, sia la meno cara.
C'è anche una voce che nessun preventivo riporta: le chiamate a cui oggi nessuno risponde. Quanto pesino lo abbiamo calcolato in questa guida, e se state ancora valutando se lasciare il vecchio centralino in ufficio, il confronto voce per voce è qui.
Come funziona da noi
AIDA costa a partire da 12 euro al mese per utente. Nel canone ci sono il centralino cloud completo, la web app, i menu e le code, il registro chiamate, la rubrica condivisa, la dashboard, gli aggiornamenti e l'assistenza con tecnici veri, non con un chatbot.
Non ci sono costi di attivazione né di configurazione: progettazione del centralino, portabilità dei numeri e formazione del personale le facciamo noi e sono comprese. La fatturazione è mensile, sugli interni effettivamente attivi, e da 10 interni in su il prezzo per utente scende.
I moduli si aggiungono solo se servono: l'assistente AI al telefono, la chat sul sito, WhatsApp, le prenotazioni, le campagne telefoniche. Alcuni hanno un costo fisso, l'assistente vocale ha anche una parte legata al volume di chiamate. Nel preventivo trovate ogni voce scritta per esteso, e la pagina prezzi spiega come lo calcoliamo.
Domande frequenti
Quanto costa un centralino cloud per un ufficio di 5 persone? Con un canone di mercato fra 12 e 35 euro per utente, il centralino base costa fra 60 e 175 euro al mese. A questo vanno aggiunti gli eventuali moduli e il traffico, se non è compreso. Con AIDA il canone per 5 utenti è a partire da 60 euro al mese, senza costi di attivazione.
Ci sono costi di attivazione? Dipende dal fornitore, ed è la prima cosa da chiedere. Da noi no: configurazione, portabilità e formazione sono comprese.
Devo comprare telefoni nuovi? No. Si lavora dal computer con le cuffie o dallo smartphone. Se preferite i telefoni fisici, AIDA supporta gli apparecchi Yealink e li configura da remoto.
Posso tenere il mio numero? Sì, con la portabilità. Il numero resta lo stesso e i clienti non si accorgono del passaggio.
Meglio pagare a mese o a anno? Il pagamento annuale di solito costa meno per utente, ma vincola per dodici mesi. Per un'azienda che cresce o cambia spesso organico, il mensile sugli interni attivi è più flessibile.
Vuoi il conto sulla tua azienda? Richiedi una demo gratuita: ti mostriamo il centralino configurato sul tuo caso e ti mandiamo un preventivo con ogni voce scritta. Oppure prova l'agente AI e senti come risponde.