1. Definizioni
Nel presente documento i seguenti termini hanno il significato indicato:
- Servizio: la piattaforma di comunicazione unificata AIDA VoIP, comprensiva di centralino cloud, AI assistant, moduli email, chat, prenotazioni e relative integrazioni.
- Cliente / Azienda: la persona giuridica (azienda, professionista, ente) che sottoscrive il contratto e attiva il Servizio.
- Utente: il singolo collaboratore del Cliente abilitato a utilizzare la piattaforma con proprie credenziali.
- Utente Finale: il cliente del Cliente, ovvero la persona che chiama, scrive in chat, invia email o messaggi WhatsApp ai canali gestiti dal Cliente tramite AIDA.
- Dati: tutti i contenuti, le informazioni e le registrazioni immessi dal Cliente o generati nell'uso del Servizio.
- Pannello: l'interfaccia web di amministrazione e operatività di AIDA VoIP.
- Fornitore: 4Care Service S.r.l., con sede in Via Privata Armenia 1, 20149 Milano (MI), P.IVA IT11288300962.
2. Oggetto del contratto
Oggetto del presente contratto è la fornitura, da parte di 4Care Service S.r.l., del Servizio AIDA VoIP: una piattaforma di comunicazione unificata in cloud che integra centralino VoIP, assistente AI per voce, chat e WhatsApp Business, gestione email, sistema di prenotazioni online e integrazioni con CRM e gestionali esterni.
Il Servizio è erogato in modalità SaaS (Software as a Service) accessibile via browser e applicazioni dedicate. Le funzionalità specifiche dipendono dal piano sottoscritto e dai moduli aggiuntivi attivati dal Cliente.
3. Account e registrazione
Requisiti
- Maggiore età del soggetto sottoscrittore (18 anni compiuti).
- Piena capacità giuridica di agire e di obbligarsi.
- Veridicità e completezza delle informazioni fornite in fase di registrazione.
Responsabilità credenziali
Il Cliente è l'unico responsabile della custodia e riservatezza delle credenziali di accesso (proprie e dei propri Utenti). Qualsiasi attività compiuta tramite tali credenziali si considera effettuata dal Cliente. È fortemente consigliata l'attivazione dell'autenticazione a due fattori (2FA) disponibile nel Pannello.
In caso di sospetto accesso non autorizzato il Cliente è tenuto a comunicarlo immediatamente al Fornitore e a modificare le credenziali compromesse.
4. Uso accettabile (Acceptable Use Policy)
È espressamente vietato utilizzare il Servizio per le seguenti finalità:
- Invio di spam, phishing, malware, contenuti illegali o lesivi della dignità personale.
- Marketing su WhatsApp, SMS o telefonate automatiche senza il previo consenso del destinatario, in violazione delle normative vigenti.
- Scraping massivo, reverse engineering, attacchi DoS/DDoS, tentativi di intrusione o aggiramento delle misure di sicurezza.
- Violazione delle WhatsApp Business Policy e WhatsApp Commerce Policy di Meta Platforms.
- Diffusione di contenuti che violino diritti d'autore, marchi registrati, brevetti o altri diritti di proprietà intellettuale di terzi.
- Comunicazioni rivolte a minori non autorizzate da chi esercita la responsabilità genitoriale.
- Qualsiasi attività in violazione di leggi e regolamenti applicabili (italiani, UE, internazionali).
La violazione dell'Uso Accettabile costituisce giusta causa di sospensione immediata del Servizio e di risoluzione del contratto, salvo il risarcimento dei danni eventualmente causati.
5. Tariffe e fatturazione
- Modello di pricing: canone mensile per Utente, più moduli aggiuntivi opzionali (AI assistant, integrazioni premium, numeri telefonici aggiuntivi, ecc.).
- Periodicità: fatturazione mensile anticipata.
- Modalità di pagamento: addebito SEPA Direct Debit, bonifico bancario.
- Mancato pagamento: in caso di insoluto il Fornitore invia un sollecito formale; trascorsi 15 giorni dal sollecito senza regolarizzazione, il Servizio è sospeso. Il ripristino è subordinato al saldo integrale degli importi dovuti.
- Variazioni di prezzo: comunicate al Cliente con preavviso minimo di 30 giorni; il Cliente ha diritto di recedere senza penali entro la data di efficacia del nuovo prezzo.
6. Proprietà intellettuale
- Codice sorgente, design, marchio, logo e materiali AIDA VoIP sono di esclusiva proprietà di 4Care Service S.r.l.
- I Dati del Cliente (knowledge base, registrazioni, contatti, conversazioni, configurazioni) restano di proprietà esclusiva del Cliente.
- Il Fornitore non rivendica alcun diritto su contenuti, knowledge base, registrazioni, trascrizioni, prompt, dataset o altro materiale immesso o generato dal Cliente.
- Il Cliente concede al Fornitore una licenza limitata, non esclusiva, revocabile, finalizzata esclusivamente all'erogazione del Servizio (es. archiviare, processare con AI, instradare i messaggi).
7. Riservatezza
Le parti si impegnano reciprocamente a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali apprese nell'ambito del rapporto contrattuale, ivi inclusi dati commerciali, tecnici, organizzativi e know-how. L'obbligo di riservatezza permane per 5 anni dalla cessazione del contratto e non si applica a informazioni di pubblico dominio o richieste da autorità competenti.
8. Service Level Agreement (SLA)
- Uptime garantito: 99,5% su base mensile, calcolato escludendo manutenzioni programmate comunicate con almeno 48 ore di preavviso.
- Tempi di risposta supporto: entro 24 ore lavorative per i ticket ordinari; entro 4 ore lavorative per le segnalazioni urgenti (servizio non funzionante, blocco operativo).
- Credit refund: in caso di downtime mensile superiore alla soglia garantita, il Fornitore riconosce un credito proporzionale al disservizio, da scalare sulla fattura del mese successivo.
Il credit refund rappresenta l'unico rimedio per il mancato raggiungimento degli SLA, salvo i casi di dolo o colpa grave del Fornitore.
9. Limitazione di responsabilità
- Il Fornitore non risponde di danni indiretti, perdita di profitti, perdita di chance, perdita di dati causate da negligenza del Cliente o da configurazioni errate operate autonomamente dal Cliente.
- Cap di responsabilità: in ogni caso, la responsabilità complessiva del Fornitore non può superare l'importo effettivamente corrisposto dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso.
- Esclusioni: sono escluse dalla responsabilità del Fornitore situazioni di forza maggiore, attacchi informatici di terzi non prevedibili nonostante l'adozione di misure di sicurezza adeguate, indisponibilità di servizi terzi (Meta/WhatsApp, Google, Twilio, OpenAI, fornitori di rete, ecc.).
Le presenti limitazioni non si applicano ai casi di dolo o colpa grave né ai limiti previsti come inderogabili dalla normativa applicabile.
10. Manleva
Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenne 4Care Service S.r.l. da qualsiasi pretesa, azione, richiesta di risarcimento o sanzione avanzata da terzi (inclusi Utenti Finali, autorità garante, Meta Platforms) che derivi da uso scorretto del Servizio da parte del Cliente — in particolare, ma non solo: invio di spam, violazione delle policy WhatsApp, diffusione di contenuti illegali, lesione di diritti di terzi.
11. Cessazione del contratto
- Recesso del Cliente: in qualsiasi momento, con preavviso scritto di 30 giorni; il recesso ha efficacia dalla fine del mese di calendario successivo alla scadenza del preavviso.
- Recesso del Fornitore: consentito esclusivamente per giusta causa (mancato pagamento, violazione AUP, cessazione del Servizio), con preavviso adeguato salvo casi di urgenza.
- Conseguenze: alla cessazione il Cliente perde l'accesso al Pannello e ai servizi correlati. I Dati sono cancellati dai sistemi di produzione entro 30 giorni e dai backup entro i successivi 30 giorni, salvo i dati che il Fornitore è obbligato a conservare per legge.
- Export dei Dati: il Cliente ha diritto di richiedere e ottenere l'export dei propri Dati in formato strutturato (CSV/JSON) prima della cancellazione, presentando richiesta entro la data di cessazione.
12. Modifiche al Servizio e ai Termini
- Il Fornitore può aggiungere, modificare o rimuovere funzionalità del Servizio in qualsiasi momento, anche senza preavviso, purché ciò non comporti una sostanziale riduzione del Servizio rispetto al piano sottoscritto.
- Le modifiche sostanziali ai presenti Termini sono comunicate al Cliente via email con preavviso minimo di 30 giorni rispetto all'efficacia.
- Qualora il Cliente non accetti le modifiche sostanziali, ha diritto di recedere senza penali entro la data di entrata in vigore comunicando la propria volontà via email.
13. Forza maggiore
Nessuna delle parti è responsabile per il mancato o ritardato adempimento delle proprie obbligazioni dovuto a eventi di forza maggiore — a titolo esemplificativo: calamità naturali, guerre, atti di terrorismo, attacchi cyber su larga scala, indisponibilità generalizzata della rete Internet, provvedimenti di autorità pubbliche, scioperi nazionali, pandemie. Per la durata dell'evento di forza maggiore gli obblighi delle parti restano sospesi.
14. Legge applicabile e Foro competente
- Legge applicabile: i presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.
- Foro competente: per qualsiasi controversia derivante dall'interpretazione, esecuzione o risoluzione del contratto è competente in via esclusiva il Tribunale di Milano, salvo i fori inderogabili previsti dalla legge a tutela del consumatore.
15. Disposizioni varie
- Cessione del contratto: il Cliente non può cedere il contratto a terzi senza il preventivo consenso scritto del Fornitore.
- Comunicazioni: tutte le comunicazioni formali tra le parti avvengono via email all'indirizzo indicato in fase di registrazione (per il Cliente) e a info@aidavoip.it (per il Fornitore).
- Clausola salvatoria: l'eventuale invalidità o inefficacia di una clausola del presente contratto non pregiudica la validità delle restanti, che continueranno a produrre i loro effetti.
- Tolleranza: la mancata o ritardata azione del Fornitore nell'esercizio di un proprio diritto non costituisce rinuncia al medesimo.
16. Contatti
Per qualsiasi domanda relativa ai presenti Termini e Condizioni:
- Email: info@aidavoip.it
- Telefono: +39 02 45073 566
- Indirizzo postale: 4Care Service S.r.l., Via Privata Armenia 1, 20149 Milano (MI), Italia
- P.IVA: IT11288300962